بخش اول: فنون بايگاني Filling Operations تعاريف الف: بايگاني را فن طبقهبندي، تنظيم، حفظ و نگهداري اسناد و مدارك گويند، بنحوي كه بتوان با سرعت و سهولت و اطمينان و با درنظر گرفتن توسعهپذيري به سند و مدرك موردنياز دسترسي پيدا نمود. در اين تعريف جامع از فن بايگاني به اصطلاحات و مفاهمي برخورد ميشود كه لازم به توضيح است. طبقهبندي (Indexing (classifying) The Records) عبارتست از دستهبندي اسناد و مدارك به گروههايي كه داراي وجه مشترك بوده و بتوان بعداً با توجه به اين وجه اشتراك از آنها استفاده نمد. عامل اصلي طبقهبندي در اسناد و مدارك، استفاده از يك روش مدون بايگاني است كه در نهايت باعث كدگذاري پروندهها ميشود. مفهوم ديگر طبقهبندي عبارتست از دستهبندي اسناد و مدارك در يك موضوع و يا اسم خاص كه وجه مشترك اسناد بوده و در اين حالت ما به ابزاري دسترسي پيدا خواهيم نمود كه نام آن «پرونده» است. تنظيم (Arrangement of The Records) مفهوم تنظيم كه مرتب و منظم بودن است در بايگاني عبارتست از تقدم و تأخر اسناد در م ...